Klauzula informacyjna dla kontrahentów będących osobami fizycznymi i prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą
I
[Administrator danych]
- Administratorem Państwa danych osobowych (ADO) jest firma KMD Diagnostyka Budowli Sp. z o.o., z siedzibą w Ożarowie Mazowieckim przy ulicy Konotopskiej 4,
- Kontakt z administratorem nawiązać można:
- drogą elektroniczną, pod adresem biuro@kmdddiagnostykabudowli.pl.
- pod adresem korespondencyjnym KMD Diagnostyka Budowli ul. Konotopska 4,
05-850 Ożarów Mazowiecki
II
[Cele, podstawy prawne i okres retencji danych]
Dane osobowe kontrahentów będą przetwarzane przez administratora w następujących celach;
1) realizacji umowy – w zakresie niezbędnym do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – przez okres współpracy;
2) dokonywania rozliczeń realizacji umowy pomiędzy stronami, w tym realizacji płatności -w zakresie niezbędnym do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – przez okres współpracy;
3) realizacji obowiązków w zakresie egzekucji roszczeń – w celu realizacji obowiązków w zakresie egzekucji z wierzytelności wynikających z Kodeksu postępowania cywilnego, ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, ustawy o komornikach sądowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – przez 3 lata od ostatniego potrącenia;
4) realizacji obowiązków w zakresie rachunkowości – w celu realizacji obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – przez 5 lat od końca roku, w którym nastąpiło zdarzenie;
5) realizacji obowiązków podatkowych -w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, w szczególności Ordynacji podatkowej, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy o podatku od towarów i usług (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – przez 5 lat od końca roku podatkowego;
6) dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na dochodzeniu swoich praw majątkowych lub niemajątkowych lub ochrony przed roszczeniami wobec administratora, zgodnie z przepisami ogólnymi, w szczególności z Kodeksem cywilnym (art. 6 ust.1 lit. f RODO) – przez 3 lata od zakończenia współpracy.
III
[Odbiorcy danych]
1. Administrator udostępnia dane osobowe kontrahentów w następujących przypadkach:
1) gdy taki obowiązek wynika z przepisów obowiązującego prawa, m.in. do Krajowej Administracji Skarbowej, komornikom sądowym, innym organom państwowym;
2) operatorom pocztowym, firmom kurierskim.
2. Ponadto dane osobowe kontrahentów mogą być ujawniane podmiotom przetwarzającym na zlecenie i w imieniu administratora, na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, w celu świadczenia określonych w umowie usług, np.:
1) usług teleinformatycznych takich, jak hosting, dostarczanie lub utrzymanie systemów informatycznych;
2) usług księgowych;
3) obsługi poczty tradycyjnej, recepcji;
4) usług prawnych i doradczych.
IV
[Prawa osób, których dane osobowe dotyczą]
1. Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo:
1) dostępu – uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są jej dane osobowe. Jeżeli dane o osobie są przetwarzane, jest ona uprawniona do uzyskania dostępu do nich oraz uzyskania następujących informacji: o celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, informacji o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, o okresie przechowywania danych lub o kryteriach ich ustalania, o prawie do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych przysługujących osobie, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania (art. 15 RODO);
2) do otrzymania kopii danych – uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu, przy czym pierwsza kopia jest bezpłatna, a za kolejne kopie administrator może nałożyć opłatę w rozsądnej wysokości, wynikającą z kosztów administracyjnych (art. 15 ust. 3 RODO);
3) do sprostowania – żądania sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe, lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO);
4) do usunięcia danych – żądania usunięcia jej danych osobowych, jeżeli administrator nie ma już podstawy prawnej do ich przetwarzania lub dane nie są już niezbędne do celów przetwarzania (art. 17 RODO);
5) do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO),
6) do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych w prawnie uzasadnionych celach administratora, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, w tym wobec profilowania. Wówczas administrator dokonuje oceny istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osób, których dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną interesy osoby, której dane dotyczą, będą ważniejsze od interesów administratora, administrator będzie zobowiązany zaprzestać przetwarzania danych w tych celach (art. 21 RODO).
2. Aby skorzystać z wyżej wymienionych praw, osoba, której dane dotyczą, powinna skontaktować się, wykorzystując podane dane kontaktowe, z administratorem i poinformować go, z którego prawa i w jakim zakresie chce skorzystać.
V
[Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych]
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2.
Skrócona informacja RODO dotycząca przetwarzania danych osobowych zawartych w korespondencji elektronicznej (Powinna być umieszczona w stopce każdego maila wysyłanego z firmowych adresów e-mail do adresatów zewnętrznych)
Dane osobowe zawarte w korespondencji elektronicznej są przetwarzane przez KMD Diagnostyka Budowli ul. Konotopska 4, 05-850 Ożarów Mazowiecki w celu umożliwienia kontaktu e-mailowego z administratorem oraz w celu podejmowania kontaktu z adresatami, dokumentowania ustaleń dokonywanych z klientami, kontrahentami, innymi osobami, przyjmowania pism, zgłoszeń i wniosków w formie elektronicznej, ochrony przed roszczeniami oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń — przez rok od wpływu korespondencji, chyba że wiadomości zawierają treść istotną dla dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, wówczas wybrane wiadomości będziemy przechowywać do 3 lat. Zawarcie w wiadomości zapytania o informacje handlowe stanowi zgodę na otrzymanie żądanych informacji handlowych drogą elektroniczną na podany przez nadawcę adres e-mail. Wyrażoną zgodę można cofnąć w każdym momencie, lecz bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.
Osobom, których dane osobowe dotyczą, przysługują wszystkie prawa wynikające z RODO, w szczególności prawo do sprzeciwu, usunięcia, dostępu do danych, przeniesienia, ograniczenia przetwarzania. Pełna informacja RODO jest dostępna https://kmddiagnostykabudowli.pl/informacja-rodo.
